MONO-MULTI

„Jeśli w ogóle istnieje jakiś sekret efektywności, jest nim koncentracja" - P. F. Drucker.

KLUCZEM DO EFEKTYWNOŚCI OSOBISTEJ JEST UMIEJĘTNOŚĆ DZIAŁANIA W KONCENTRACJI, DZIĘKI PODZIAŁOWI NA TRYBY PRACY MONO I MULTI.

CO TO JEST MONO I MULTI

MONO - to tryb pracy, w którym wykonujemy czynności wymagające dłuższej koncentracji. Natomiast w trybie MULTI robimy to, co nie wymaga dłuższej koncentracji.

Czynności w trybie MONO to: myślenie i przegląd notatek, podejmowanie ważnych decyzji, planowanie długoterminowe, ustalanie priorytetu zadań czyli nadawanie pierwszeństwa i układanie kolejności ich wykonania, ważne rozmowy, pisanie, czytanie i tworzenie.

Czynności w trybie MULTI to: identyfikacja spraw pilnych podczas przeglądu skrzynki e-mail, krótkie telefony, szybkie e-maile i SMS-y, czynności automatyczne, planowanie krótkoterminowe, segregowanie i odkładanie spraw na konkretne później.

 

 

 

WYZNACZANIE BLOKÓW MONO

Aby właściwie wykorzystać blok MONO trzeba wiedzieć, co robić od razu po „wejściu” w ten tryb pracy. Dlatego trzeba mieć już wcześniej podzielone zadania na te, które wymagają dłuższej koncentracji i te, które jej nie wymagają.

Przeanalizuj swój dzień i zidentyfikuj godziny, w których prawie całkowicie możesz się wyłączyć z „wiru dnia”. Wyznacz kilka takich bloków. Może wtedy, kiedy telefony milkną, nie ma szefa, pracowników i klientów lub kiedy są zajęci. Idealne MONO to: rano 30-60 minut między 8:00 a 9:00, następnie 60-90 minut między 11:00 a 13:00 i na koniec 60-90 minut między 15:00 a 17:00. Pozostałe zadania, które nie wymagają dłuższej koncentracji robimy w bloku MULTI.

 

 

OBRONA BLOKU MONO

To eliminacja czynników, które mogą zakłócić MONO. Jak je obronić?

Czynniki zewnętrzne to np. osoby, które przychodzą, piszą lub dzwonią. Należy im zakomunikować, że właśnie jestem w MONO. W zależności od charakteru i warunków pracy, możemy: udać się w ciche miejsce, zasunąć żaluzje, jeśli pracujemy w tzw. akwarium; zamknąć drzwi, nawet na klucz, powiesić żartobliwą zawieszkę "JESTEM W MONO", albo nałożyć słuchawki. Idealne jest wprowadzenie zasad formalnych o „cichych godzinach pracy”.

Zakłócenia zewnętrzne to również szukanie. Przeciętny pracownik przeznacza na to do 20 proc. swojego czasu. Sposób na szybkie znajdowanie to "magazynowanie spraw” na wzór repozytorium (magazynu z równym dostępem do każdego „towaru”). Kluczem do stworzenia takiego „magazynu” jest podział zadań na "kategorie" takie jak nagłówki folderów (patrz zdjęcie powyżej) i wpisywanie tych spraw do odpowiednich folderów.

Czynnikiem wewnętrznym, który zakłóca blok MONO jest niska asertywność do "samego siebie", czyli robienie od razu tego, co wpada nam do głowy. Lekarstwem jest odkładanie wszystkiego na jak najpóźniej to możliwe. Musi to być konkretne później, które zapewni wykonanie zadania na czas. Dzięki temu możemy dokończyć w skupieniu to, co robimy teraz. Miejscem do odkładania jest PULPIT Multiplanera, dzięki któremu szybko „wkładamy”, jak i „wyciągamy” potrzebne w danej chwili informacje.